טיפול וניהול הזמנות (Orders) באתרי ווקומרס

הזמנות נוצרות כאשר לקוח מסיים את תהליך התשלום (Checkout Process). אותן הזמנות ניתנות לצפייה על ידי מנהל האתר או מנהל החנות בלבד. לכל הזמנה קיים מזהה מיוחד עבורה הנקרא Order ID.

לכל הזמנה קיים גם סטטוס הזמנה. סטטוס ההזמנה מאפשר לכם לדעת את מצב ההזמנה המתחיל בסטטוס ״בטיפול״ (Pending) ומסתיים בסטטוס ״הושלמה״ (Completed).

סוגי הסטטוסים הקיימים עבור הזמנות הינם: בטיפול, בהשהיה, הושלמה, נכשלה ובתהליך.

הנה דיאגרמה של סטטוס הזמנות בחנות ווקומרס

זוהי תצוגה ויזואלית של הזמנה ממצב בטיפול ועד לסיומה, ביטול הזמנה וסיטואציה של החזר כספי:

בפוסט זה נסביר על כיצד לצפות ולנהל הזמנות בווקומרס, כיצד לערוך הזמנות כיצד להוסיף הערות להזמנה ונראה איך להוסיף הזמנה בצורה ידנית. בואו נתחיל…

צפייה בהזמנות

כאשר אתם מתחילים לקבל הזמנות בווקומרס, עמוד ההזמנות מתחיל להתמלא. ניתן לצפות בו תחת ווקומרס > הזמנות.

כל שורה בעמוד זה מייצגת הזמנה עם אינפורמציה לגבי אותה הזמנה. תמצאו מידעכגון מספר ההזמנה, שם הלקוח, תאריך הרכישה, סטטוס ההזמנה, כתובת משלוח וכדומה.

אם אתם מעוניינים במידע נוסף בתצוגה (או להסיר מידע) בעמוד ההזמנות, ניתן לעשות זאת על ידי לחיצה על ״אפשרויות התצוגה״ בחלקו העליון השמאלי של המסך.

לכל סטטוס ההזמנה אגב צבע ותיאור משלו. ריחוף מעל סטטוס ההזמנה יציג את ההערות עבור אותה הזמנה עליהן נדבר בהמשך.

בסוף שורת ההזמנה ישנם כפתורי קיצורי דרך המאפשרים לסמן במהירות את ההזמנה כבטיפול או כהושלמה.

אם אינכם רואים אפשרות סמנו את התיבה ״פעולות״ באפשרויות התצוגה בחלקו העליון של המסך.

בעמוד זה ניתן גם לפלטר הזמנות לפי תאריך או לחפש לקוח ספציפי. מעבר לכך, ניתן לשנות את הסדר בו מופיעות ההזמנות על ידי לחיצה על כותרת העמודה המדוברת.

על כל מקרה, לחצו על מספר ההזמנה או על שם הלקוח בכדי לראות את עמוד ההזמנה הפנימי והמפורט בו תוכלו לערוך את פרטי ההזמנה, לשנות את הסטטוס שלה ולהוסיף הערות לאותה הזמנה.

ניתן גם ללחוץ על התצוגה המקדימה בעמוד ההזמנות עצמו (אייקון של עין). לחיצה על אייקון זה תפתח פופאפ המראה את מספר ההזמנה, ססטוס ההזמנה, פרטי חיוב ומשלוח, המוצרים שהוזמנו, שיטת התשלום ואף את האופציה לשנות את סטטוס ההזמנה דרך פופאפ זה.

עריכה וצפייה של הזמנה יחידה (Single Orders)

בעמוד ההזמנה היחיד, מעבר לאפשרות לצפות בכל המידע של אותה הזמנה – תוכלו לשנות את כל פרטי ההזמנה. ניתן לבצע שינויים כגון:

• שינוי סטטוס ההזמנה.
• עריכת המוצרים שהוזמנו – שינוי המוצרים למשל, המחירים והמיסים שחלים על המוצרים.
• פעולות הקשורות להזמנה – למשל שליחת אימייל עם פרטי ההזמנה ללקוח. שימושי כאשר הוספתם הזמנה ידנית למשל. שליחת חשבונית והרשאות הורדה מחדש למוצרים דיגיטלים.
• שינויים ברמת וריאציות המוצרים בהזמנה.
• הפעלת והסרת קופונים עבור אותה הזמנה (במידה ואינה שולמה כבר).
• שינויים ברמת מלאי החנות.
• הוספת/הורדה של סכום כלשהו בהזמנה עצמה והחזר כספי.

1. פרטי הזמנה (Order Data)

בואו נתמקד בחלק הנקרא פרטי הזמנה בעמוד ההזמנה הפנימי. בחלק זה תוכלו לשנות את סטטוס ההזמנה, לצפות ולשנות את הערות ההזמנה ולבחור לאיזה משתמש ההזמנה משוייכת.

מעבר לכך תמצאו בחלק זה את כתובת המשלוח וכתובת החיוב (שניתן לערוך) יחד עם קישור בכדי לצפות ברכישות שבוצעו בעבר על ידי הלקוח.

2. מוצרים שהוזמנו (Order Items)ֿ

בפאנל זה ניתן לראות רשימה של כל המוצרים בהזמנה הספציפית. שימו לב כי בכדי לערוך את המוצרים בהזמנה עליה להיות בסטטוס ״בטיפול״ או ״בהמתנה״. כמו כן ניתן לשנות את סדר הפריטים על ידי לחיצה על כותרת העמודה.

ניתן לבצע מודיפיקציה עבור הפרטים הבאים:

•  הוספה / הסרת פריטים.
• החלת קופונים.
• ביצוע החזר כספי.

בעת לחיצה על אחד מהפריטים, תופיע חלונית קטנה עם כפתורים המאפשרים את המודיפיקציה הבאה:

• הוספת עמלות.
• הוספת משלוח.
• הוספת מס.
• שינוי כמות הפריטים בהזמנה.
• שינוי מחיר הפריט.
• הוספת שדות מטא חדשים להזמנה.

3. הערות הזמנה / הערות ללקוח (Order/Customer Notes)

הפאנל ״הערות הזמנה״ המופיע משמאל משוייך להזמנה וניתן להשתמש בו על מנת לשמור הערות הקשורות להזמנה ספציפית. ניתן להוסיף הערות פרטיות עבורכם או עבור מנהל החנות כמו גם הערות פרטיות ללקוח.

הערות אלו יכולות להיות מאד שימושיות לתקשורת עם הלקוחות. ניתן להוסיף למשל מספר מעקב על מוצר מסויים, להודיע ללקוח כי ההזמנה מתעכבת וכדומה. הוסיפו הערה ללקוח והוא אוטומטית יקבל נוטיפיקציה על ההערה שהוספתם.

ישנן שלוש סוגי הערות. הערות מערכת (כגון payment gateways), הערות כלליות וההערות ללקוח.

סוגי ההערות השונות מופיעות בצבעים שונים לצורך זיהוי מהיר יותר.

הוספת הזמנה בצורה ידנית (Manual Order)

ניתן אף להוסיף הזמנה בצורה ידנית בווקומרס. על מנת להוסיף הזמנה כזו, גשו לווקומרס > הזמנות, לחצו על הוספת הזמנה ויופיע לכם עמוד ההזמנות הפנימי ללא מידע.

הכניסו לקוח בתיבת החיפוש, הוסיפו מוצרים ומידע נוסף אם תרצו כגון כתובת משלוח וכתובת חיוב ובחרו סטטוס להזמנה המדוברת. אם יש לשלם על הזמנה זו בחרו את הסטטוס בהמתנה.

השתמשו בפעולות הזמנה (Order Actions) בצידו השמאלי של המסך על מנת לשלוח אימייל ללקוח עם הוראות התשלום ובזאת סיימתם.

שימו לב כי ליצירת הזמנות ידניות אין השפעה על מצב המלאי של הפריטים ולכן תאלצו גם לשנות את המלאי ידנית במקרה זה.

כאשר הלקוח ייגש לעמוד ההזמנות באתר עצמו, תופיע בפניו האפשרות לשלם על ההזמנה הידנית שהוספתם, לצפות בהזמנה זו ואף לבטל אותה.

סטטוס הזמנות בהקשר לאפשרויות התשלום

טבלה זו מציגה את סטטוס ההזמנות בהתאם למצב התשלום או הסיטואציה הקשורה ל Payment Gateways, יכולה להיות מועילה עבורכם.

Status	Description	Payment gateway comments
On Hold	Awaiting payment – stock is reduced, but you need to confirm payment	Usually seen with payment methods when you need to manually confirm, such as BACS (bank transfer) or cheque. You’ll also see this when the gateway is set to authorize instead of capture a charge: the shop owner will need to manually switch the status to processing.
Pending	Order received (unpaid).	Most gateways will report back and set the order status to Processing (payment successful) or Failed (payment unsuccessful).  If the shop never receives either signal, it keeps the status on Pending. This tends to be a misconfiguration of payment notification URLs or a plugin conflict.
Processing	Payment received and stock has been reduced- the order is awaiting fulfillment. All product orders require processing, except those for Digital/Downloadable products.	If the payment has been successful and the order does not contain Digital or Downloadable products, the order will be set to Processing. This is the shop owner/warehouse’s cue to ship the order and manually mark it as completed.
Completed	Order fulfilled and complete – requires no further action	These generally aren’t interesting because everything has gone correctly.
Failed	Payment failed or was declined (unpaid).	The order can be manually cancelled, but this status can come up if the payment window has expired. It can happen for a few reasons: order was abandoned  before payment was complete The hold stock window expired without a response Same reasons as Pending

לסיכום

את אתם בעלי חנות דיגיטלית, תמצאו בסאבי בלוג לא מעט מידע, מדריכים וסניפטים על חנויות ווקומרס. מבניית חנות באמצעות ווקומרס, ועד לניהול קופונים, וריאציות מוצרים ושינויים בתהליך הרכישה של הלקוחות.אגב הנה דרך להוספת עמודות חדשות לעמוד ההזמנות של ווקומרס  ב Frontend.

אם אהבתם את המדריך, פנקו בלייק כי זה מעודד לכתוב. מעבר לכך וכתמיד, אני אשמח אם תתקנו, תגיבו ותוסיפו מידע עבור הקוראים בתגובות מטה.

 

Most of the data has been taken from WooCommerce Docs.