טיפול וניהול הזמנות (Orders) באתרי ווקומרס

הזמנות נוצרות כאשר לקוח מסיים את תהליך התשלום (Checkout Process). אותן הזמנות ניתנות לצפייה על ידי מנהל האתר או מנהל החנות בלבד. לכל הזמנה קיים מזהה מיוחד עבורה הנקרא Order ID.

לכל הזמנה קיים גם סטטוס הזמנה. סטטוס ההזמנה מאפשר לכם לדעת את מצב ההזמנה המתחיל בסטטוס ״בטיפול״ (Pending) ומסתיים בסטטוס ״הושלמה״ (Completed).

סוגי הסטטוסים הקיימים עבור הזמנות הינם: בטיפול, בהשהיה, הושלמה, נכשלה ובתהליך.

הנה דיאגרמה של סטטוס הזמנות בחנות ווקומרס

זוהי תצוגה ויזואלית של הזמנה ממצב בטיפול ועד לסיומה, ביטול הזמנה וסיטואציה של החזר כספי:

בפוסט זה נסביר על כיצד לצפות ולנהל הזמנות בווקומרס, כיצד לערוך הזמנות כיצד להוסיף הערות להזמנה ונראה איך להוסיף הזמנה בצורה ידנית. בואו נתחיל…

צפייה בהזמנות

כאשר אתם מתחילים לקבל הזמנות בווקומרס, עמוד ההזמנות מתחיל להתמלא. ניתן לצפות בו תחת ווקומרס > הזמנות.

כל שורה בעמוד זה מייצגת הזמנה עם אינפורמציה לגבי אותה הזמנה. תמצאו מידעכגון מספר ההזמנה, שם הלקוח, תאריך הרכישה, סטטוס ההזמנה, כתובת משלוח וכדומה.

אם אתם מעוניינים במידע נוסף בתצוגה (או להסיר מידע) בעמוד ההזמנות, ניתן לעשות זאת על ידי לחיצה על ״אפשרויות התצוגה״ בחלקו העליון השמאלי של המסך.

לכל סטטוס ההזמנה אגב צבע ותיאור משלו. ריחוף מעל סטטוס ההזמנה יציג את ההערות עבור אותה הזמנה עליהן נדבר בהמשך.

בסוף שורת ההזמנה ישנם כפתורי קיצורי דרך המאפשרים לסמן במהירות את ההזמנה כבטיפול או כהושלמה.

אם אינכם רואים אפשרות סמנו את התיבה ״פעולות״ באפשרויות התצוגה בחלקו העליון של המסך.

בעמוד זה ניתן גם לפלטר הזמנות לפי תאריך או לחפש לקוח ספציפי. מעבר לכך, ניתן לשנות את הסדר בו מופיעות ההזמנות על ידי לחיצה על כותרת העמודה המדוברת.

על כל מקרה, לחצו על מספר ההזמנה או על שם הלקוח בכדי לראות את עמוד ההזמנה הפנימי והמפורט בו תוכלו לערוך את פרטי ההזמנה, לשנות את הסטטוס שלה ולהוסיף הערות לאותה הזמנה.

ניתן גם ללחוץ על התצוגה המקדימה בעמוד ההזמנות עצמו (אייקון של עין). לחיצה על אייקון זה תפתח פופאפ המראה את מספר ההזמנה, ססטוס ההזמנה, פרטי חיוב ומשלוח, המוצרים שהוזמנו, שיטת התשלום ואף את האופציה לשנות את סטטוס ההזמנה דרך פופאפ זה.

עריכה וצפייה של הזמנה יחידה (Single Orders)

בעמוד ההזמנה היחיד, מעבר לאפשרות לצפות בכל המידע של אותה הזמנה – תוכלו לשנות את כל פרטי ההזמנה. ניתן לבצע שינויים כגון:

• שינוי סטטוס ההזמנה.
• עריכת המוצרים שהוזמנו – שינוי המוצרים למשל, המחירים והמיסים שחלים על המוצרים.
• פעולות הקשורות להזמנה – למשל שליחת אימייל עם פרטי ההזמנה ללקוח. שימושי כאשר הוספתם הזמנה ידנית למשל. שליחת חשבונית והרשאות הורדה מחדש למוצרים דיגיטליים.
• שינויים ברמת וריאציות המוצרים בהזמנה.
• הפעלת והסרת קופונים עבור אותה הזמנה (במידה ואינה שולמה כבר).
• שינויים ברמת מלאי החנות.
• הוספת/הורדה של סכום כלשהו בהזמנה עצמה והחזר כספי.

1. פרטי הזמנה (Order Data)

בואו נתמקד בחלק הנקרא פרטי הזמנה בעמוד ההזמנה הפנימי. בחלק זה תוכלו לשנות את סטטוס ההזמנה, לצפות ולשנות את הערות ההזמנה ולבחור לאיזה משתמש ההזמנה משויכת.

מעבר לכך תמצאו בחלק זה את כתובת המשלוח וכתובת החיוב (שניתן לערוך) יחד עם קישור בכדי לצפות ברכישות שבוצעו בעבר על ידי הלקוח.

2. מוצרים שהוזמנו (Order Items)ֿ

בפאנל זה ניתן לראות רשימה של כל המוצרים בהזמנה הספציפית. שימו לב כי בכדי לערוך את המוצרים בהזמנה עליה להיות בסטטוס ״בטיפול״ או ״בהמתנה״. כמו כן ניתן לשנות את סדר הפריטים על ידי לחיצה על כותרת העמודה.

ניתן לבצע מודיפיקציה עבור הפרטים הבאים:

•  הוספה / הסרת פריטים.
• החלת קופונים.
• ביצוע החזר כספי.

בעת לחיצה על אחד מהפריטים, תופיע חלונית קטנה עם כפתורים המאפשרים את המודיפיקציה הבאה:

• הוספת עמלות.
• הוספת משלוח.
• הוספת מס.
• שינוי כמות הפריטים בהזמנה.
• שינוי מחיר הפריט.
• הוספת שדות מטא חדשים להזמנה.

3. הערות הזמנה / הערות ללקוח (Order/Customer Notes)

הפאנל ״הערות הזמנה״ המופיע משמאל משויך להזמנה וניתן להשתמש בו על מנת לשמור הערות הקשורות להזמנה ספציפית. ניתן להוסיף הערות פרטיות עבורכם או עבור מנהל החנות כמו גם הערות פרטיות ללקוח.

הערות אלו יכולות להיות מאד שימושיות לתקשורת עם הלקוחות. ניתן להוסיף למשל מספר מעקב על מוצר מסוים, להודיע ללקוח כי ההזמנה מתעכבת וכדומה. הוסיפו הערה ללקוח והוא אוטומטית יקבל נוטיפיקציה על ההערה שהוספתם.

ישנן שלוש סוגי הערות. הערות מערכת (כגון payment gateways), הערות כלליות וההערות ללקוח.

סוגי ההערות השונות מופיעות בצבעים שונים לצורך זיהוי מהיר יותר.

הוספת הזמנה בצורה ידנית (Manual Order)

ניתן אף להוסיף הזמנה בצורה ידנית בחנויות ווקומרס. על מנת להוסיף הזמנה כזו, גשו לווקומרס > הזמנות, לחצו על הוספת הזמנה ויופיע לכם עמוד ההזמנות הפנימי ללא מידע.

הכניסו לקוח בתיבת החיפוש, הוסיפו מוצרים ומידע נוסף אם תרצו כגון כתובת משלוח וכתובת חיוב ובחרו סטטוס להזמנה המדוברת. אם יש לשלם על הזמנה זו בחרו את הסטטוס בהמתנה.

השתמשו בפעולות הזמנה (Order Actions) בצידו השמאלי של המסך על מנת לשלוח אימייל ללקוח עם הוראות התשלום ובזאת סיימתם.

שימו לב כי ליצירת הזמנות ידניות אין השפעה על מצב המלאי של הפריטים ולכן תאלצו גם לשנות את המלאי ידנית במקרה זה.

כאשר הלקוח ייגש לעמוד ההזמנות באתר עצמו, תופיע בפניו האפשרות לשלם על ההזמנה הידנית שהוספתם, לצפות בהזמנה זו ואף לבטל אותה.

סטטוס הזמנות בהקשר לאפשרויות התשלום

טבלה זו מציגה את סטטוס ההזמנות בהתאם למצב התשלום או הסיטואציה הקשורה ל Payment Gateways, יכולה להיות מועילה עבורכם.

סטטוס	תיאור	הערות של שער התשלום
בהמתנה	ממתין לתשלום – המלאי הופחת, אך יש לאשר את התשלום	נפוץ בשיטות תשלום הדורשות אישור ידני, כגון העברה בנקאית או המחאה. תראה זאת גם כאשר שער התשלום מוגדר לאשר עסקה במקום לחייב אותה: בעל החנות יצטרך לשנות ידנית את הסטטוס לעיבוד.
ממתין לתשלום	הזמנה התקבלה (לא שולמה).	רוב שערי התשלום ידווחו ויעדכנו את סטטוס ההזמנה לבעיבוד (תשלום הצליח) או לנכשל (תשלום נכשל). אם החנות לא מקבלת אף אחד מהאותות הללו, הסטטוס יישאר ממתין לתשלום. זה נגרם בדרך כלל מהגדרה שגויה של כתובות URL להודעות תשלום או התנגשות עם תוסף.
בעיבוד	התשלום התקבל והמלאי הופחת – ההזמנה ממתינה לטיפול. כל ההזמנות דורשות עיבוד, פרט להזמנות של מוצרים דיגיטליים/להורדה.	אם התשלום הצליח וההזמנה לא מכילה מוצרים דיגיטליים או להורדה, הסטטוס יהיה בעיבוד. זהו האות לבעל החנות/מחסן לשלוח את ההזמנה ולסמן אותה ידנית כהושלמה.
הושלמה	ההזמנה בוצעה והושלמה – לא נדרשת פעולה נוספת	סטטוס זה לרוב לא דורש התייחסות, מכיוון שהכל התבצע כהלכה.
נכשלה	התשלום נכשל או נדחה (לא שולמה).	ניתן לבטל את ההזמנה ידנית, אך סטטוס זה יכול להופיע אם חלון התשלום פג. זה יכול לקרות מכמה סיבות: ההזמנה ננטשה לפני השלמת התשלום חלון החזקת המלאי פג ללא תגובה אותן סיבות כמו בממתין לתשלום

לסיכום

את אתם בעלי חנות דיגיטלית, תמצאו בסאבי בלוג לא מעט מידע, מדריכים וסניפטים על חנויות ווקומרס. מבניית חנות באמצעות ווקומרס, ועד לניהול קופונים, וריאציות מוצרים ושינויים בתהליך הרכישה של הלקוחות.אגב הנה דרך להוספת עמודות חדשות לעמוד ההזמנות של ווקומרס  ב Frontend.

אם אהבתם את המדריך, פנקו בלייק כי זה מעודד לכתוב. מעבר לכך וכתמיד, אני אשמח אם תתקנו, תגיבו ותוסיפו מידע עבור הקוראים בתגובות מטה.

 

Most of the data has been taken from WooCommerce Docs.