טיפול וניהול הזמנות (Orders) באתרי ווקומרס

הזמנות נוצרות כאשר לקוח מסיים את תהליך התשלום (Checkout Process). אותן הזמנות ניתנות לצפייה על ידי מנהל האתר או מנהל החנות בלבד. לכל הזמנה קיים מזהה מיוחד עבורה הנקרא Order ID.

לכל הזמנה קיים גם סטטוס הזמנה. סטטוס ההזמנה מאפשר לכם לדעת את מצב ההזמנה המתחיל בסטטוס ״בטיפול״ (Pending) ומסתיים בסטטוס ״הושלמה״ (Completed).

סוגי הסטטוסים הקיימים עבור הזמנות הינם: בטיפול, בהשהייה, הושלמה, נכשלה ובתהליך.

הנה דיאגרמה של סטטוס הזמנות בווקומרס

זוהי תצוגה ויזואלית של הזמנה ממצב בטיפול ועד לסיומה, ביטול הזמנה וסיטואציה של החזר כספי:

סטטוס הזמנות בווקומרס

בפוסט זה נסביר על כיצד לצפות ולנהל הזמנות בווקומרס, כיצד לערוך הזמנות כיצד להוסיף הערות להזמנה ונראה איך להוסיף הזמנה בצורה ידנית. בואו נתחיל…

צפייה בהזמנות

כאשר אתם מתחילים לקבל הזמנות בווקומרס, עמוד ההזמנות מתחיל להתמלא. ניתן לצפות בו תחת ווקומרס > הזמנות.

כל שורה בעמוד זה מייצגת הזמנה עם אינפורמציה לגבי אותה הזמנה. תמצאו מידעכגון מספר ההזמנה, שם הלקוח, תאריך הרכישה, סטטוס ההזמנה, כתובת משלוח וכדומה.

צפייה בהזמנות

אם אתם מעוניינים במידע נוסף בתצוגה (או להסיר מידע) בעמוד ההזמנות, ניתן לעשות זאת על ידי לחיצה על ״אפשרויות התצוגה״ בחלקו העליון השמאלי של המסך.

לכל סטטוס ההזמנה אגב צבע ותיאור משלו. ריחוף מעל סטטוס ההזמנה יציג את ההערות עבור אותה הזמנה עליהן נדבר בהמשך.

בסוף שורת ההזמנה ישנם כפתורי קיצורי דרך המאפשרים לסמן במהירות את ההזמנה כבטיפול או כהושלמה.

כפתורי קיצורי דרך - הזמנה

אם אינכם רואים אפשרות סמנו את התיבה ״פעולות״ באפשרויות התצוגה בחלקו העליון של המסך.

בעמוד זה ניתן גם לפלטר הזמנות לפי תאריך או לחפש לקוח ספציפי. מעבר לכך, ניתן לשנות את הסדר בו מופיעות ההזמנות על ידי לחיצה על כותרת העמודה המדוברת.

על כל מקרה, לחצו על מספר ההזמנה או על שם הלקוח בכדי לראות את עמוד ההזמנה הפנימי והמפורט בו תוכלו לערוך את פרטי ההזמנה, לשנות את הסטטוס שלה ולהוסיף הערות לאותה הזמנה.

פרטי הזמנה - WooCommerceניתן גם ללחוץ על התצוגה המקדימה בעמוד ההזמנות עצמו (אייקון של עין). לחיצה על אייקון זה תפתח פופאפ המראה את מספר ההזמנה, ססטוס ההזמנה, פרטי חיוב ומשלוח, המוצרים שהוזמנו, שיטת התשלום ואף את האופציה לשנות את סטטוס ההזמנה דרך פופאפ זה.

תצוגה מקדימה של הזמנה - ווקומרס

עריכה וצפייה של הזמנה יחידה (Single Orders)

עריכה וצפייה של הזמנה יחידה

בעמוד ההזמנה היחיד, מעבר לאפשרות לצפות בכל המידע של אותה הזמנה – תוכלו לשנות את כל פרטי ההזמנה. ניתן לבצע שינויים כגון:

  • שינוי סטטוס ההזמנה.
  • עריכת המוצרים שהוזמנו – שינוי המוצרים למשל, המחירים והמיסים שחלים על המוצרים.
  • פעולות הקשורות להזמנה – למשל שליחת אימייל עם פרטי ההזמנה ללקוח. שימושי כאשר הוספתם הזמנה ידנית למשל. שליחת חשבונית והרשאות הורדה מחדש למוצרים דיגיטלים.
  • שינויים ברמת וריאציות המוצרים בהזמנה.
  • הפעלת והסרת קופונים עבור אותה הזמנה (במידה ואינה שולמה כבר).
  • שינויים ברמת מלאי החנות.
  • הוספת/הורדה של סכום כלשהו בהזמנה עצמה והחזר כספי.

1. פרטי הזמנה (Order Data)

בואו נתמקד בחלק הנקרא פרטי הזמנה בעמוד ההזמנה הפנימי. בחלק זה תוכלו לשנות את סטטוס ההזמנה, לצפות ולשנות את הערות ההזמנה ולבחור לאיזה משתמש ההזמנה משוייכת.

מעבא לכך תמצאו בחלק זה את כתובת המשלוח וכתובת החיוב (שניתן לערוך) יחד עם קישור בכדי לצפות ברכישות שבוצעו בעבר על ידי הלקוח.

פרטי הזמנה (Order Data)

2. מוצרים שהוזמנו (Order Items)ֿ

בפאנל זה ניתן לראות רשימה של כל המוצרים בהזמנה הספציפית. שימו לב כי בכדי לערוך את המוצרים בהזמנה עליה להיות בסטטוס ״בטיפול״ או ״בהמתנה״. כמו כן ניתן לשנות את סדר הפריטים על ידי לחיצה על כותרת העמודה.

ניתן לבצע מודיפיקציה עבור הפרטים הבאים:

  •  הוספה / הסרת פריטים.
  • החלת קופונים.
  • ביצוע החזר כספי.

בעת לחיצה על אחד מהפריטים, תופיע חלונית קטנה עם כפתורים המאפשרים את המודיפיקציה הבאה:

  • הוספת עמלות.
  • הוספת משלוח.
  • הוספת מס.
  • שינוי כמות הפריטים בהזמנה.
  • שינוי מחיר הפריט.
  • הוספת שדות מטא חדשים להזמנה.

3. הערות הזמנה / הערות ללקוח (Order/Customer Notes)

הערות הזמנה / הערות ללקוחהפאנל ״הערות הזמנה״ המופיע משמאל משוייך להזמנה וניתן להשתמש בו על מנת לשמור הערות הקשורות להזמנה ספציפית. ניתן להוסיף הערות פרטיות עבורכם או עבור מנהל החנות כמו גם הערות פרטיות ללקוח.

הערות אלו יכולות להיות מאד שימושיות לתקשורת עם הלקוחות. ניתן להוסיף למשל מספר מעקב על מוצר מסויים, להודיע ללקוח כי ההזמנה מתעכבת וכדומה. הוסיפו הערה ללקוח והוא אוטומטית יקבל נוטיפיקציה על ההערה שהוספתם.

ישנן שלוש סוגי הערות. הערות מערכת (כגון payment gateways), הערות כלליות וההערות ללקוח.

סוגי ההערות השונות מופיעות בצבעים שונים לצורך זיהוי מהיר יותר.

 

הוספת הזמנה בצורה ידנית (Manual Order)

ניתן אף להוסיף הזמנה בצורה ידנית בווקומרס. על מנת להוסיף הזמנה כזו, גשו לווקומרס > הזמנות, לחצו על הוספת הזמנה ויופיע לכם עמוד ההזמנות הפנימי ללא מידע.

הכניסו לקוח בתיבת החיפוש, הוסיפו מוצרים ומידע נוסף אם תרצו כגון כתובת משלוח וכתובת חיוב ובחרו סטטוס להזמנה המדוברת. אם יש לשלם על הזמנה זו בחרו את הסטטוס בהמתנה.

השתמשו בפעולות הזמנה (Order Actions) בצידו השמאלי של המסך על מנת לשלוח אימייל ללקוח עם הוראות התשלום ובזאת סיימתם.

שימו לב כי ליצירת הזמנות ידניות אין השפעה על מצב המלאי של הפריטים ולכן תאלצו גם לשנות את המלאי ידנית במקרה זה.

כאשר הלקוח ייגש לעמוד ההזמנות באתר עצמו, תופיע בפניו האפשרות לשלם על ההזמנה הידנית שהוספתם, לצפות בהזמנה זו ואף לבטל אותה.

סטטוס הזמנות בהקשר לאפשרויות התשלום

טבלה זו מציגה את סטטוס ההזמנות בהתאם למצב התשלום או הסיטואציה הקשורה ל Payment Gateways, יכולה להיות מועילה עבורכם.

StatusDescriptionPayment gateway comments
On HoldAwaiting payment – stock is reduced, but you need to confirm paymentUsually seen with payment methods when you need to manually confirm, such as BACS (bank transfer) or cheque.

You’ll also see this when the gateway is set to authorize instead of capture a charge: the shop owner will need to manually switch the status to processing.

PendingOrder received (unpaid).Most gateways will report back and set the order status to Processing (payment successful) or Failed (payment unsuccessful).  If the shop never receives either signal, it keeps the status on Pending.

This tends to be a misconfiguration of payment notification URLs or a plugin conflict.

ProcessingPayment received and stock has been reduced- the order is awaiting fulfillment. All product orders require processing, except those for Digital/Downloadable products.If the payment has been successful and the order does not contain Digital or Downloadable products, the order will be set to Processing.

This is the shop owner/warehouse’s cue to ship the order and manually mark it as completed.

CompletedOrder fulfilled and complete – requires no further actionThese generally aren’t interesting because everything has gone correctly.
FailedPayment failed or was declined (unpaid).The order can be manually cancelled, but this status can come up if the payment window has expired. It can happen for a few reasons:

  • order was abandoned  before payment was complete
  • The hold stock window expired without a response
  • Same reasons as Pending

לסיכום

את אתם בעלי חנות דיגיטלית, תמצאו בסאבי בלוג לא מעט מידע, מדריכים וסניפטים על חנויות ווקומרס. מבניית חנות באמצעות ווקומרס, ועד לניהול קופונים, וריאציות מוצרים ושינויים בתהליך הרכישה של הלקוחות.אגב הנה דרך להוספת עמודות חדשות לעמוד ההזמנות של ווקומרס  ב Frontend.

אם אהבתם את המדריך, פנקו בלייק כי זה מעודד לכתוב. מעבר לכך וכתמיד, אני אשמח אם תתקנו, תגיבו ותוסיפו מידע עבור הקוראים בתגובות מטה.

 

Most of the data has been taken from WooCommerce Docs.

רועי יוסף
רועי יוסף

שמי רועי יוסף, מפתח אתרי וורדפרס בעל תשע שנות ניסיון. אני מפתח מנוסה המייצר תבניות יעודייות ותפורות ללקוח על בסיס עיצוב. אוהב טיפוגרפיה, צבעים וכל מה שבינהם ומכוון לספק אתרים רספונסיבים עם ביצועים גבוהים, בעלי קוד ולידי, סמנטי ונקי.

15תגובות...
  • דולב אביטל 5 בספטמבר 2019, 9:39

    האם יש אפשרות שכל הזמנה תגיע למייל של בעל האתר
    ואיפה מגדירים את זה?

    • רועי יוסף 5 בספטמבר 2019, 21:28

      אני חושב שזו ההגדרה הדיפולטיבית בווקומרס. לא סגור היכן מגדירים זאת אבל וודא שכתובת האימייל הנכונה מוגדרת תחת הגדרות > כללי בממשק הניהול של וורדפרס.

  • דולב אביטל 11 בספטמבר 2019, 12:20

    תודה רבה!
    כיף לקרוא את המאמרים שלך.
    עלה והצלח.

  • ירדן 13 בנובמבר 2019, 10:15

    היי רועי,
    אם יש לי חנות פיזית, ואני רוצה לפתוח חנות אינטרנטית- ווקומרס, איך אני מסנכרנת בין המערכות? כך שהכל ההזמנות שייכנסו מהווקומרס יופיעו לי בקופה הרושמת הממוחשבת? או האם יש פיתרון אחר?

    • רועי יוסף 13 בנובמבר 2019, 13:13

      היי ירדן,

      במרבית המקרים הסנכרון מתבצע באמצעות ה API של (אם קיים) של הקופה הרושמת, או לחילופין אם תוסף כלשהו שאותה חברה המספקת את הקופה הרושמת מספקים. תדרש עבודת מפתח עבור כך כנראה.

  • גבי 3 באפריל 2020, 8:26

    אוטומציה לווצאפ ווקומרס , כך שעל כל הזמנה שעברה לשלב יצא לשליחות יישלח ווצאפ, מכיר? והאם אתה מכיר אינטגרציה למערך שליחויות של כמה ספקים. במקום אחד?

    • רועי יוסף 5 באוקטובר 2020, 3:35

      היי,

      סליחה על התגובה המאוחרת. אני לא מכיר כזה דבר… אם מצאת שתף אותנו 🙂

  • שרה 30 בספטמבר 2020, 17:48

    איך אני מעדכן את ההזמנה גם במשלוח ז"א שאני יכול להוריד הזמנה מעודכנת.
    כרגע הוא מעדכן רק בפריטים ולא במשלוח ולכן הוא לא מייצא לטבלת אקסל את הפריטים שנוספו..

    • רועי יוסף 5 באוקטובר 2020, 3:34

      היי שרה – מה זאת אומרת ״מעדכן בפריטים ולא במשלוח״? תרחיבי בבקשה…

  • משה 18 באוקטובר 2020, 13:23

    היי רועי, תודה על התוכן..

    כשאני פותח הזמנה ידנית, יש אפשרות להוסיף מוצר שלא קיים בקטלוג המוצרים (יש מוצרים שהם בייצור מיוחד לבקשת הלקוח והם לא קיימים בקטלוג)?

    • רועי יוסף 18 באוקטובר 2020, 13:34

      היי משה,

      מקווה שאני מבין את השאלה..

      המוצר אמור להיות מוגדר כמוצר בכל סיטואציה – גם אם ״אינו אמור להופיע בקטלוג״. עליך למצוא פתרון כיצד להסתיר מוצר מהקטלוג אך עם זאת שעדיין יתקיים כמוצר בפני עצמו כך שתוכל להוסיף אותו להזמנה ידנית.

      • משה 18 באוקטובר 2020, 13:57

        תודה על התגובה הזריזה.

        הבעיה היא שאני לא יכול לשער מראש אילו מוצרים יוזמנו בייצור מיוחד ואין לי דרך להכניס אותם מראש כמוצר (וודאי שלא לתמחר מראש). כיום אני פשוט פותח חשבונית/הזמנה דרך קארדקום, אבל הייתי מעדיף שהכל יהיה מרוכז בווקומרס.

        • רועי יוסף 18 באוקטובר 2020, 14:11

          הבנתי. אז אני חושב שהדרך לתקוף את זה היא ליצור ״מוצר ריק״ ולהשאיר את המחיר שלו ריק. כשמתקבלת הזמנה – בחר את המוצר בזמן הוספה ידנית של ההזמנה ושנה את המחיר (והפרטים אם יש צורך).

          נשמע לך כמו פתרון?

          *שים לב כי אתה מסמן את המוצר הספציפי הזה כ noindex כך שלא יופיע בתוצאות החיפוש בשום צורה.

          • משה 18 באוקטובר 2020, 14:46

            רעיון!

            אבל כשאני מוסיף מוצר להזמנה אין לי אפשרות לשנות את השם שלו אלא רק את המחיר. אז אם אני מקים מוצר שהשם שלו "מוצר ריק", בשם הזה הוא יופיע בהזמנה.

            • רועי יוסף 18 באוקטובר 2020, 21:39

              אז תשנה גם את השם כשאתה קובע את המחיר… 🙂

השאירו תגובה

 

Up!
לבלוג